サービス担当者会議をオンラインで行う方法

2021年4月の介護報酬改定では、運営基準や加算の要件等において実施が求められる各種会議などについて、感染防止や多職種連携の促進の観点から運営基準が見直され、zoomやLINE、google meets、Microsoft Teamsなどでのオンラインでのリモートミーティングやカンファレンスが運営基準上も可能になりました。

この記事では、2021年4月の介護報酬改定で新しく示された運営基準の内容などを引用しながら、今後の在宅介護分野でのオンライン会議の可能性や実践について解説していきます。

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2021年4月介護報酬改定 オンライン会議に関する運営基準ポイント

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オンライン・サービス担当者会議のメリット

インターネット環境があればどこでも会議ができる

オンラインでのサービス担当者会議では、インターネット環境と端末があれば場所を選ばずに会議をすることができます。

交通費と移動時間を削減できる

オンラインでのサービス担当者会議ならば、場所を選ばずに会議ができます。利用者の自宅などに出向いて会議を行うことは生活環境を知れるなどのメリットはありますが、各サービス事業所にいながらに会議が行えることはケアマネジャーが日程調整するのも楽になりますし、交通費と移動時間を削減できいろいろな職種が参加しやすくなります。

ケアプランの見直し・ケアマネジメントプロセスの向上ができる

利用者の自宅などで対面して行うサービス担当者会議では、会議出席者が同じ場所、同じ時間に集まらなければならず、頻回にみんなで時間を合わせて集まることは現実的ではありませんでした。オンラインでサービス担当者会議を行うと、時間さえ合えばサービス担当者が会議に参加でき、利用者のニーズや状況の変化に合わせ、柔軟に意見の聴取やサービス内容の調整ができ、ケアマネジメントのサイクルを円滑に進めることが可能になります。

サービス担当者会議はオンラインでも可能

サービス担当者会議については、居宅介護支援の運営基準で、テレビ電話装置等の活用が明記され、事前に利用者や家族に同意を得ればオンラインミーティングが可能となりました。

サービス担当者会議は、テレビ電話装置等(リアルタイムでの画像を介したコミュニケーションが可能な機器をいう。以下同じ。)を活用して行うことができるものとする。ただし、利用者又はその家族(以下この⑨において「利用者等」という。)が参加する場合にあっては、テレビ電話装置等の活用について当該利用者等の同意を得なければならない。なお、テレビ電話装置等の活用に当たっては、個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」等を遵守すること。

居宅介護支援の退院・退所加算 オンライン可能

退院・退所加算については、以下の①から③の算定区分により、入院又は入所期間中1回(医師等からの要請により退院に向けた調整を行うための面談に参加し、必要な情報を得た上で、居宅サービス計画を作成し、居宅サービス又は地域密着型サービスの利用に関する調整を行った場合を含む。)のみ算定することができます。

退院・退所加算にかかる、病院や居宅サービス事業所などとの会議について、オンラインで行うことについて以下のように基準に明記されました。

面談は、テレビ電話装置等を活用して行うことができるものとする。ただし、利用者又はその家族(以下この⑵において「利用者等」という。)が参加する場合にあっては、テレビ電話装置等の活用について当該利用者等の同意を得なければならない。なお、テレビ電話装置等の活用に当たっては、個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」等を遵守すること。

特定事業所加算 オンライン可能

特定事業所加算は、利用者に関する情報またはサービス提供に当たっての留意事項に係る伝達などを目的とした会議を定期的に開催すること必要になっています。

処遇困難ケースについての具体的な処遇方針や、地域における事業者や活用できる社会資源の状況、保健医療及び福祉に関する諸制度、ケアマネジメントに関する技術などを他事業所と定期的に会議することになっています。居宅介護支援の特定事業所加算で位置付けられた他事業所との会議もオンラインで行うことについて以下のように基準に明記されました。

会議は、テレビ電話装置等を活用して行うことができるものとする。この際、個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」、厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」等を遵守すること。

ケアマネのモニタリング訪問 オンラインだけでは不可

2021年介護報酬改定にあたっての審議会の決議事項として、ケアマネジャーが月1回行うことになっているモニタリング訪問や、緊急時のカンファレンスなど、居宅への訪問を要件として定めているものに関しては、テレビ電話やオンライン面談だけでは認められないということを示しました。なお、新型コロナウイルス感染拡大予防の観点から、訪問を控えるなどの理由の場合には、利用者への電話・メール等による聞き取りや利用者の家族、サービス提供事業所への聞き取り等、可能な範囲でのモニタリングで認められています。

オンライン会議を行うためにおすすめのツールと方法

現状だと、あまりインターネット上でのやり取りが活発ではない介護分野で、オンラインでサービス担当者会議などを行う場合に候補となるツール・アプリは以下のようなものです。

オンライン会議を行う場合には、参加者がインターネットにつながる環境にいて、かつ参加者が共通のツールやアプリを使わなければなりません。また、使用するパソコンやタブレット、スマートフォンなどに、マイク・カメラなどビデオ通話に必要なインプットがなければなりませんので、事業所で行う場合にはそれらがついているノートパソコンかタブレット端末で参加することが現実的だと思います。

「zoom(ズーム)」によるサービス担当者会議

オンライン会議ツールとして、一般的に利用頻度が高いのが「zoom(ズーム)」です。zoomでサービス担当者会議などを設定する場合には、招待URLや招待メールを送り、参加者の端末に事前にzoomをインストールしてもらいます。テレワーク推進などの後押しもあり、介護分野以外では使われることが多いツールなので不明点などはインターネット上で検索すれば大抵出てきます。zoomは今やWEB会議の代名詞のようなものなので、導入しやすいと思います。

「LINE(ライン)」によるサービス担当者会議

コミュニケーションアプリとして、スマホを使っている人のほとんどが利用していて身近な「LINE(ライン)」も会議で使うことができます。年配の職員の方でもプライベートで使っているケースが多いので活用可能ではあると思いますが、LINEの場合にはプライベートと仕事を分けて管理できるかが課題になります。仕事用のスマホなどを使っている事業所ならば、サービス担当者会議などでもLINEの活用が可能だと思いますが、プライベートのスマホで個人アカウントのままLINEによるサービス担当者会議は、セキュリティ面や公私混同の観点であまり推奨できません。

Google Meets(ハングアウト)、Microsoft Teams

Google Meets(ハングアウト)やMicrosoft Teamsもビデオ通話やWEB会議が可能なツールです。こちらはパソコン等に精通している人同士ならば使えると思いますが、Googleアカウントなどの仕組みを理解したりする必要もあるので、初めてだと難易度が高そうです。

2021年からケアマネジャーを中心にオンライン化を

2021年の介護報酬改定で運営基準にビデオ会議等が明記されたことはとても大きな変化です。今までは原則、日程調整をして、全員が会議の会場に赴いて、対面して会議を行わなくてはいけませんでした。ただでさえ時間が足りない介護事業所にとって、移動時間や交通費、駐車料金などまでかかる対面での会議は負担でしかありませんでした。

参加者全員がオンラインじゃないといけないというわけではないので、ケアマネジャーはご利用者の自宅に訪問し、その他のサービス事業所の担当者や医療機関などの方だけオンライン可能として案内を出すことから始めてみてはいかがでしょうか?

 

ケアマネジメントや事業所間の調整役になり、サービス担当者会議などのミーティングを設定する立場であるケアマネジャーが中心になり、オンライン化を進めていけると介護業界のIT化の推進力になりそうです。

オンライン化に関しては、その他にも「居宅介護支援事業所と訪問介護などのサービス提供事業所間における情報連携の標準仕様」が定められ、異なる介護ソフトを使用していても情報連携が図れるような標準化も進んできています。サービス提供票やサービス提供実績票などのやり取りでも、介護ソフト側が連携できるようシステム面の標準化を進めています。介護分野ではまだFAXでのやり取りが主流ですが、脱FAXの動きも一部のケアマネジャーの間で強く推進されています。地域ごとに特色があると思いますので、地域の事業所間で連携を深めながら、介護事業所でもオンライン化、ICT活用を進めていけるといいですね!

 

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