LIFEへの外部データ取込(CSV取込)エラーコードと対処方法

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科学的介護情報システム(LIFE)への様式情報の登録方法は2種類あり、業務負担が少ないのは介護ソフトなどから出力したCSVファイルをLIFEの外部データ取込により登録する方法です。しかし、LIFEの仕組みを理解していないとCSVファイル取り込み時にエラーが発生することがあります。

この記事では、LIFEの外部データ取込(CSV取込)でエラーが発生した時のエラーコード(エラー内容)と対処方法を紹介します。

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LIFEへのデータ提出方法(取り込み方法)

LIFEへ提出するデータの登録方法は2種類あります。

評価結果を直接LIFEに打ち込んで情報提出する場合介護ソフトからCSVファイルを出力してLIFEに情報提出する場合は、LIFEに対応している介護ソフトに入力してある提出しなければならない情報をダウンロードし、LIFEにログインしてファイルのアップロードを行い提出します。
評価結果を直接LIFEに打ち込んで情報提出する場合評価結果を直接LIFEに打ち込んで情報提出する場合は、評価した結果をLIFEにログインして一人一人の入力フォームに打ち込んだり、選択項目を選択したりしていきます。

1CSVファイルからの取り込み

介護記録ソフト等で記録している情報をCSVファイル形式で出力し、LIFEへの取り込みを行います。CSVファイル形式で取り込みする方法を利用する場合には、介護記録ソフトがLIFEのフォーマットでのCSVファイル出力に対応している必要があります

2LIFEのWEBシステムの入力フォームから登録

LIFE(CHASE)のWEBシステムの入力フォームから手入力を行います。WEBシステムの入力フォームから手入力をする方法は介護記録ソフトの対応の有無にかかわらずすべての人が利用できます。

 

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LIFEでのCSV取込時のエラー内容の確認方法

CSVファイルのデータに誤りがある場合、取り込み後のCSVファイルの一覧画面にて、取り込んだファイル行が赤色で表示され、「エラー出力」ボタンが出てきます。エラー出力ボタンをクリックすると、「エラー詳細」のCSVファイルをダウンロードします。

LIFEからダウンロードした「エラー詳細」のCSVファイルを開くと、エラーがあるファイル名、様式の種別、レコード番号、列番号と、「エラーの説明」が記載されているため内容を確認できます。

LIFEでCSV取り込みのエラーの種類と対処方法

LIFEでCSV取り込みを行った際に表示されるエラーと、その対処方法を紹介します。

1. 『様式情報は操作職員にて取り込みを実施してください。』

エラーの原因

様式情報を管理ユーザーで取り込みを行った場合のエラーです。LIFEでは、管理ユーザーと操作職員で登録及びCSV取り込みできる情報が異なります。

・管理ユーザー:介護サービス利用者情報のみ取り込み可能
・操作職員 :様式情報のみ取り込み可能

エラーの対処方法

操作職員のアカウントでログインし、様式情報のCSV取り込みを行いましょう。

2. 『利用者情報は管理ユーザーにて取り込みを実施してください。』

エラーの原因

利用者情報を操作職員で取り込みを行った場合のエラーです。LIFEでは、管理ユーザーと操作職員で登録及びCSV取り込みできる情報が異なります。

・管理ユーザー:介護サービス利用者情報のみ取り込み可能
・操作職員 :様式情報のみ取り込み可能

エラーの対処方法

管理ユーザーのアカウントでログインし、利用者情報のCSV取り込みを行いましょう。

3. 『エラーが発生しました。ヘルプデスクへお問い合わせください。』

エラーの原因

原因不明のエラーです。

エラーの対処方法

再度取込をして解決する場合もあるそうなので際取込してみて、それでもエラーになる場合にはLIFEのヘルプデスクに問い合わせを。

4. 『取り込めるファイルの形式はUTF-8 又はShift-JIS(MS932)です。』

エラーの原因

CSVファイルの文字コードが、LIFEで取り込めない文字コードを使用している場合のエラーです。
CSVファイルに環境依存文字が含まれている可能性があります。

エラーの対処方法

CSVファイルの文字コードを[メモ帳]にて「UTF-8」に変換し、再度取り込みを行ってください。
また、介護ソフトから出力したCSVファイルの場合は正しい文字コードで出力されていると考えられますが、事業所でCSVファイルを開いてしまうと文字コードが変換されてしまうことがあるので出力したCSVファイルを開かずにそのまま取り込みましょう。

5. 『ICF(×××)コード「×××」は存在しません。』

エラーの原因

入力しているICFのコードがLIFEと一致しない場合のエラーです。
心身機能および活動、参加で取り込める項目が異なります。

エラーの対処方法

正しいICFコードに修正を行いましょう。

6. 『ICD10コード「×××」は存在しません。』

エラーの原因

入力したICD10のコードが、LIFEと一致しない場合のエラーです。

ICD10コードは下記厚生労働省のホームページ内「ICD-10(2013年版)準拠 基本分類表」から入手できる一覧の 「コード」列を入力する必要があります。

エラーの対処方法

該当する病名に合うコードに修正を行ってください。

厚生労働省のホームページ ICD-10(2013年版)準拠 基本分類表

7. 『保険者番号:×××、被保険者番号:×××、サービス種類:××である利用者が見つかりませんでした。 』

エラーの原因

該当の介護サービス利用者情報がLIFE上に登録されていないためのエラーです。同じ介護サービス利用者でも、違うサービス種類の場合にはサービス種類ごとに登録する必要がありま
す。

エラーの対処方法

①管理ユーザーのアカウントから、該当の介護サービス利用者を登録する。
②管理ユーザーのアカウントで「個人情報入出力」からバックアップファイルの作成を行う。
③操作職員のアカウントで「個人情報入出力」から②で作成されたバックアップファイルをインポートする。

8. 『データ項目「×××」は[×××,×××,×××,…]のいずれかの値である必要があります。 』

エラーの原因

該当の項目について、LIFEでは登録できない値が設定されている場合のエラーです。

エラーの対処方法

該当する項目に合う値に修正を行ってください。

9. 『データ項目「×××」は「×××」である必要があります。 』

エラーの原因

該当の項目について、LIFEでは登録できない値が設定されている場合のエラーです。

エラーの対処方法

エラー説明の内容を確認し、該当する項目に合う値に修正を行ってください。

10.『ファイル内の事業所番号とログインしているユーザーの事業所番号が一致していないため、データを登録できません。 』

エラーの原因

CSVファイルに記載されている事業所番号が、LIFEに登録している事業所番号と異なる場合のエラーです。

エラーの対処方法

CSVファイルの事業所番号を、LIFEに登録している事業所番号に修正しましょう。

11.『 CSV形式以外のファイルが指定されています。CSVファイルを指定してください。 』

エラーの原因

取り込んだファイルがCSVファイル形式ではないファイルの場合のエラーです。

エラーの対処方法

取り込むファイルがCSV形式以外になっていないか確認しましょう。

LIFEでは加算に必要な必須項目などは判別しないので注意

多くの介護施設や介護サービス事業者は、各種加算の算定をすることを前提にLIFEを通して厚生労働省に情報を提出すると思います。

しかし、LIFEのシステムでは、各加算で必須となっている項目がどれであるかや、提出が必須の項目が提出されていないなどの判別はできません。

そのため、加算ごとにLIFEにどの項目を最低限入れていないといけないのかや、提出が任意の項目などを自ら確認しないとなりません。

一部の介護ソフトでは、加算に応じて必須・任意の項目がわかるなどの工夫をしていますが、それ以外では自分で調べて必須項目を判別して提出しないとなりません。

 

科学的介護情報システム(LIFE)の情報

    科学的介護推進体制加算のLIFE提出

    個別機能訓練加算(Ⅱ)のLIFE提出

    LIFEとうまく付き合うために

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