介護業界のFAXの頭紙・送付状の書き方・無料テンプレート
 

介護や医療業界で、事業所間のやり取りなどによく使われるFAX送付状(頭紙)の書き方、ワードファイル(Wordの.docxファイル)の無料テンプレートをダウンロードして使えるように用意しました。

FAX送付状とは

FAX送付状とは、ファックスを送るときの書類が誰から誰宛にどんな内容を何枚送付するのかの概要を記した表紙のような紙です。

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FAXで書類をやり取りする文化がある介護業界では、送付状のことを「頭紙(あたまがみ)」と呼び、常識?礼儀?ビジネスマナー?のように必ず送付状を付けないといけないという暗黙のルールが存在しています。送付状を1枚作成して印刷して、FAX機に取り込む手間を考えると、「普通にメールにファイル添付した方が楽なんじゃないか」と他の業界からは思われてしまうのですが、介護業界ではまだまだFAXが主流な状況です。それゆえに、この記事を読んでいる皆さんも送付状のテンプレートを探しに来たのだと思います。

FAX送付状の書き方

FAX送付状の書き方に決まりはありませんが、主に以下のような内容が記載されていると送付状の目的を果たせると思います。

  • FAX文書の送り主と、送り先を記す
  • 用件や内容を「件名」「送信内容」「送信枚数」を記す
  • 送付する文書の補足を記載する

これらが記載された送付状だと、FAXの受け手が内容を確認できると思います。

FAX送付状の無料テンプレート①

シンプルにFAX送付状に最低限の内容を入れたひな形です。

FAX送付状の無料テンプレート①

FAX送付状の無料テンプレート②

少し丁寧な挨拶文を入れて、何名かの利用者の情報を同時に送るときなどに使えるひな形です。

FAX送付状の無料テンプレート②

この記事では、介護事業所で使うFAXの頭紙・送付状のテンプレートについて紹介しました。

提供票、実績票、サービス計画書、ケアプラン、モニタリングや月次報告書…などなど、さまざまな書類をFAXでやり取りをするので大変な業務ですよね。

しかし、FAXの頭紙・送付状を印刷して、FAX機に流して・・・
紙も通信費ももったいなくないですか?

メールや介護ソフトで事業所間の書類のやり取りするのが理想なのはわかるけど、地域柄もメールの送受信はできないし・・・

FAXはやめられないけど、全部FAXで送ったり受信して印刷しているのはもったいないこともわかっている・・・

 

そんなときは・・・

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介護業界では、月末や月初にケアマネと介護サービス事業者の間でFAXを送り合ったりしていますが、FAX番号をダイヤルして何十件も送付したりしますよね。。

コストも手間もメール送信が一番なのですが、せめて物理的なファックス機で相手のFAX番号を毎回ダイヤルして送るという形はやめませんか?

紙代や送付する手間が減るだけでなく、利用料自体も結構安い!

FAX機を設置して送受信しているのと比べるインターネットファックスは料金も安く済みます。

インターネットFAXと、メールで事業所間の書類のやり取りにすると業務も費用もかなり削減できますよ!

 

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